Vorbereitungen Funksystem

Für eine reibungslose Durchführung und Vorbereitung unserer (ersten) Zusammenarbeit, müssen folgende Punkte vorab von Euch geklärt bzw. vor Ort beachtet werden.

Zur Erinnerung hier unsere Philosophie mit welcher unser System optimal ausgenutzt werden kann:

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Schnelle und direkte Bestellung beim einer Bedienung[/ezcol_1quarter] [ezcol_1quarter]

Getränke- bzw. Speisenbon wird gedruckt.[/ezcol_1quarter] [ezcol_1quarter]

Ausgaben bereiten die Getränke und Speisen vor[/ezcol_1quarter] [ezcol_1quarter_end]

Getränke- bzw. Speisenträger bringt Waren zum Kunden*[/ezcol_1quarter_end]

*der Rekord bei Getränken liegt aktuell bei 18Sekunden!

• Wichtige Vorüberlegungen für die Planung eurer Veranstaltung

  Bedienungen/Läufer:

  Die Geräte rechnen alle Geld-Beträge zusammen (auch das Rückgeld wird auf Wunsch angezeigt), man muss keine Angst mehr vor dem Bedienen haben.

  
  

  • Eine Bedienung kann ca. 90 – 100 Gäste problemlos betreuen (entspricht ca. 9 – 10 Biertische)
  • Die Bedienung kümmert sich an diesem Abend nur um ihre Gäste und sollte nicht als Läufer eingeplant werden! Nur so hat sie den vollen Überblick über ihren Bereich und kann die Gäste optimal betreuen.

  • Sorgt für ausreichend Träger! Bei zu wenigen Träger stapeln sich die Getränke / Speisen an den Ausgaben und die Gäste warten unnötig lange. Und ihr verspielt vor allem damit einen großen Vorteil unseres Systems. Aus der Praxis haben wir gesehen, dass auf eine Bedienung zu Stoßzeiten min. ein Träger kommen sollte.
  • Optimiert die Laufwege für die Träger. Vermeidet Engstellen und Stau auf den Wegen der Träger.
  • Da die Bedienung selbst nicht mehr laufen muss (Speisen/Getränke) und die Träger die meiste Laufarbeit haben, sollte man es sich aus unserer Sicht gut überlegen die Bedienungen provisionsbasiert zu bezahlen und die Läufer z.b. nicht

   

  Aus unseren Erfahrungen haben unsere Kunden folgende drei Varianten in Benutzung (wobei sich der Großteil zwischenzeitlich für Variante 3 entscheidet):

  Variante 1 – (Suboptimal*)	Variante 2 – (OK*)	Variante 3 – (Perfekt!*)
  Bedienungen bekommen Provision + Trinkgeld. Die Läufer werden vom Verein gestellt und „gehen leer aus“. Dies führt aus unseren Erfahrungen heraus zu Diskussionen und Unmut.	Bedienungen und Läufer arbeiten in einen gemeinsamen Topf. Provision + Trinkgeld wird auf alle gerecht verteilt. Im Vergleich zu Variante 1 schon um Längen besser, aber auch hierbei kann es zu Missstimmungen im Bereich Küche / Theke kommen.	Bedienungen und Läufer sind Vereinsmitglieder. Alle arbeiten für einen gemeinsamen Pool, bzw. zum Wohle des Vereins. Unsere Erfahrungen zeigen, dass dadurch alle Beteiligten (Bedienungen, Küche, Ausschank) mit einer sehr hohen Motivation und Spaß am Werke sind!

  *aus Sicht von MoKaSys.

  Küche/Getränke:

  • Die Person am Drucker / Küchenstation in der Küche ist die Schlüsselposition des Abends! Diese Person muss die komplette Küche im Blick haben und die Ausgabe koordinieren. (Was ist fertig? Was dauert noch? Was ist in kürze Ausverkauft? Was kann ich rausschicken?)
  • Idealerweise wird die Küchencrew durch unsere Küchenstation unterstützt. Die Küchenstation hilft den Überblick zu bewahren und die Abläufe in der Küche weiter zu optimieren.

  [quote align="right"] Träger sollten Vorrang haben![/quote]

  • Bei einem parallelen Direktverkauf mittels Wertbons (z.b. über unsere Bonkassen mit Touchbedienung), müsste ihr bei der Speise/Getränke Ausgabe unbedingt eine separate Ausgabe für die Träger einrichten. Diese Ausgabe darf nicht durch wartende Direktabholer blockiert werden!

   

  Allgemeine Dinge:

  • Bitte beachtet bereits in der Planungsphase zu eurem Event unsere Warnhinweise zu Funkmikrofonen im 2,4Ghz Bereich!
  • Teilt eine koordinierende Person / technischen Ansprechpartner EXKLUSIV für die Bedienungen bzw. unser System ein:
    • Diese Person(en) ist/sind den Abend über die Ansprechpartner für alle Belange der Bedienungen
    • Hat die Bedienfläche und Speise-/Getränke Ausgaben im Blick
    • Hat unser „Live View“ im Blick und kann kleinere Änderungen selbst vornehmen (z.B. Artikel anlegen/modifizieren/als „Ausverkauft“ markieren) oder die Umsatzauswertung anstoßen
    • Koordiniert die Läufer bei Spitzenzeiten

  • Versucht eure Speise- / Getränkekarte für die Bedienungen überschaubar zu halten. Sonderwünsche können der Küche beispielsweise über unsere „Notizfunktion“ übermittelt werden.

  
  

  • Solltet ihr Pfand verlangen wollen, müsst ihr euch Vorab umfangreiche Gedanken über den Ablauf am Abend machen! Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass das Thema Pfand zur einer „Verkomplizierung“ und damit Geschwindigkeitsverlust führt:

  
  

  • Kein Problem: unsere Geräte rechnen einen hinterlegten Pfandbetrag automatisch zu der Gesamtsumme hinzu
  • Kein Problem: die Bedienung hat die Möglichkeit Pfand zu verrechnen (Kunde hat beispielsweise bereits ein Glas)

  
  

  • Aber: Wer räumt die Tische ab? Haben diese Leute Bargeld dabei zur Ausbezahlung des Pfands?
  • Pfandchip ja/nein?
    • Falls ja: die Bedienung muss dann immer genug Chips haben und die entsprechende Anzahl nach jeder Bestellung an den Kunden mit ausgeben und darf dabei nicht durcheinanderkommen.
    • Falls nein: Hat die Bedienung Pfand verrechnet und der Läufer bringt ein neues Glas, muss er das vorhandene mitnehmen, sonst hat der Kunde am Pfand verdient.

  
  

  • Wie ihr seht ist das Thema Pfand sehr sehr umfangreich. Wir haben mehrfach beobachtet, dass das Pfand an so einem Abend mehr eine Umsatzbremse sein kann, als das man davon profitiert hatte.




• Eine Woche vor eurer Veranstaltung

  benötigen wir von euch…

  • …eure Speise – und Getränkekarte, damit wir die Funkkassen entsprechend vorbereiten können.
  • …eine konkrete Lieferadresse, damit wir den Veranstaltungsort schnell und einfach finden können.
  • …konkrete Auf- und Abbauzeiten an den Miettagen, damit wir diese bei uns fest einplanen können.
  • …die Kontaktdaten des technischen Ansprechpartners (siehe Abschnitt „Wichtige Vorüberlegungen“). Bitte lasst uns ebenfalls eine Handynummer zukommen, damit wir im Fall von Rückfragen direkt Kontakt mit der benannten Person aufnehmen können.
  • Erstkunden erhalten eine ausführliche Einführungsschulung von uns, die ca. 30 – 45 Minuten dauert und im Anschluss an den Aufbau erfolgt. Bitte stellt sicher, dass die zu schulenden Personen dann verfügbar sind.

   

  Abzuklärende Dinge:

  • Überlegt euch, wo genau die Drucker an den Ausgabestellen stehen sollen. Wir benötigen dort eine Fläche von ca. 30cm x 30cm und einen 230V Schuko Stromanschluss (Stromaufnahme max. 1A Spitze). Bitte den Stromanschluss falls möglich nicht mit Großverbrauchern kombinieren (z.B. Zapfanlagen, Kühlschränke, Spülmaschinen, usw.) und die Zuleitung an eurem Verteiler bitte eindeutig kennzeichnen!!! Und zwar so, dass sichergestellt ist, dass niemand ausversehen einen Ausfall produziert! („…Ich brauche mal schnell Strom und ziehe den Stecker hier kurz raus…“)
  • Wir benötigen einen trockenen und sicheren Platz, um die MoKaSys Infrastruktur aufbauen zu können. Dazu reicht ein (Bier-)Tisch aus. Dort werden wir die Ladestation der Funkkassen oder das „Live View“ aufbauen. Dieser sollte – wenn möglich – in Reichweite zu den Ausgabetheken (dort wo die Drucker stehen) sein. Wir benötigen dort ebenfalls einen 230V Schuko Stromanschluss.




• Am Tag des Aufbaus

  • Wurde an allen Gerätestandorten Aufstellmöglichkeiten eingerichtet?
    • Tische aufgebaut an den Theken für die Drucker?
    • Tisch für Laptop (Live-View) und Reserve-Funkkassen?
  • Sind die genauen Positionen der Drucker an den Ausgabestellen abgeklärt?
  • Zugangsmöglichkeiten (z.B: Schlüssel) zu allen Gerätestandorten möglich?
  • Erforderliche Stromversorgungen verlegt und getestet?
  • Speise- / Getränkekarte griffbereit, um die Preise kontrollieren zu können?
  • Ruhiger Platz für die Schulung organisiert?

   

  Hier gibt es die Checkliste als PDF zum Download!

  Bitte beachtet bei einem Aufbau der Kassen am Vortag oder einem Abbau am Tag nach Eurer Veranstaltung, dass die Kassen besonders in der Nacht nicht unbewacht oder unverschlossen am Festgelände stehen sollten. Bitte sprecht uns an, sofern Ihr dies nicht gewährleisten könnt, damit wir den Auf- bzw. Abbau entsprechend (neu) einplanen können.

• Nach eurer Veranstaltung

  • Setzt euch zusammen und lasst die Veranstaltung Resumé passieren
  • Konnten alle Vorplanungen wie gewünscht umgesetzt werden?
  • Gab es Engstellen?
  • Haben die Bedienungen / Träger ausgereicht?
  • Kamen die Küche / Getränkeausgaben hinterher?
  • Waren die richtigen Artikel auf der Speise-/Getränkekarte? -> „Nullnummern“ beim nächsten Mal vielleicht weglassen und damit eventuell sogar Aufwand einsparen? (z.B. Bananensaftschorle,etc….)

  • Denkt rechtzeitig an die Buchung der MoKaSys-Systeme für euren nächsten Termin 😉

Sofern Ihr alle Maßnahmen und Vorbereitungen getroffen habt, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit und einem reibungslosen Start am Tage eurer Veranstaltung nichts mehr im Wege!